Interview HR-adviseur overheidsorganisatie

Medewerkers van overheden krijgen regelmatig te maken met ongewenst gedrag. Zowel binnen de organisatie, als in de omgang met burgers. Een HR-adviseur van een grote overheidsorganisatie in Nederland deelt tips over hoe je met ongewenst gedrag kunt omgaan in je organisatie.

Werk je bij de overheid, dan werk je per definitie in een omgeving waar doorlopend veel verandert. Er komen steeds nieuwe inzichten en beleid wordt om de zoveel tijd veranderd of aangescherpt. Die veranderingen kunnen zorgen voor spanning bij medewerkers. Ook kan dit worden veroorzaakt door burgers, met wie overheidsmedewerkers veelvuldig in contact staan. Soms lopen situaties uit de hand, wat belastend kan zijn voor een medewerker. Ook blijkt dit ongewenste gedrag soms tot een verharde interne cultuur binnen de organisatie te leiden. We spraken met een HR-adviseur van een Nederlandse overheidsorganisatie die we op verzoek niet bij naam noemen.

Aandacht in de organisatie
De HR-adviseur geeft allereerst aan hoe belangrijk het is om aandacht te hebben voor ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie. Dit leidt namelijk tot hoger ziekteverzuim, stress, werkdruk, minder loyaliteit, uitstroom van medewerkers, geeft de HR-adviseur aan. “Tot aan het directieniveau moet het onderwerp hoog op de agenda staan. Dat houdt in dat je intern en extern grensoverschrijdend gedrag steeds met elkaar bespreekt. Zo groeit bewustwording en wordt gewenst gedrag een onderdeel van je organisatiecultuur.”

Belangrijke stappen
Maar hoe pak je dat als organisatie aan en wat is rol van HR-adviseur? De HR-adviseur geeft aan dat zij als eerste hebben geïnventariseerd wat er speelde in de organisatie. Op basis daarvan zijn met elkaar standpunten bepaald en is een beleidsstuk ontwikkeld. “Daarin is vastgelegd hoe we tegen deze problemen aankijken. Ook bedenk je met elkaar welke sancties je kunt nemen en welke protocollen je daarvoor kunt opstellen. Daarnaast is het belangrijk leidinggevenden en medewerkers te trainen op dit thema.”

Helder communiceren
Interne communicatie over het thema moet je borgen, zo meent de HR-adviseur. “Als een medewerker ongewenste omgangsvormen ervaart, moet je vooral helder communiceren dat ze melding kunnen maken bij hun leidinggevende of vertrouwenspersoon. Deze achterhaalt vervolgens wat er precies speelt en zorgt voor de eerste opvang. De melding wordt ook geregistreerd. Zo kunnen leidinggevenden, HR en directie dit monitoren. Medewerkers en leidinggevenden kunnen gebruikmaken van onder andere (weerbaarheids)trainingen om beter op dit soort situaties te zijn voorbereid. Uitgangspunt is dat een medewerker genoeg bagage meekrijgt om het werk goed uit te kunnen voeren en dat leidinggevenden weten wat hun rol is bij de aanpak en nazorg. Het zijn allemaal acties waardoor er in de organisatie meer bewustwording ontstaat over ongewenste omgangsvormen en er wordt gebouwd aan een sociaal veilige en prettige werkomgeving.”

Weten wat er speelt
De volgende stap die deze overheidsorganisatie met behulp van een arbeids-en organisatiedeskundige van Zorg van de Zaak heeft gezet, is een nulmeting over gevoel van veiligheid onder de medewerkers. “Met deze rapportage weten we wat er onder de medewerkers speelt. Het conceptbeleid en protocollen zijn daarop vernieuwd en aan de directie en OR voorgesteld. Hierdoor kun je met een stevig, actueel beleid alle medewerkers goed uitgerust en getraind hun werk laten doen, en blijven zij op een prettige manier in gesprek met de burgers. En wat ook belangrijk is, door dit goed aan te pakken, weten medewerkers dat ze door hun directie en organisatie gehoord en gezien worden.”

Tips
De HR-adviseur deelt nog een belangrijke tip: “Wat ons heeft geholpen is dat we een werkgroep hebben opgestart die zich met dit onderwerp bezighoudt. Deze werkgroep bestaat uit een jurist, HR-adviseur, een leidinggevende, een vertrouwenspersoon en een collega en vertegenwoordiger vanuit de OR. Ook een medewerker van de afdeling Communicatie haakt zo nu en dan aan. Deze werkwijze maakt dat er input wordt opgehaald voor ideeën en acties en dat nieuwe initiatieven kunnen getoetst. Het is wel belangrijk dat de directie hiervoor capaciteit beschikbaar stelt. Je doet dit er namelijk niet eventjes bij. Het helpt ook om budget voor trainingen vrij te maken. Zo kun je het beleid goed opzetten en kunnen protocollen bedacht en uitgerold worden.”