Twintigers en dertigers in de knel

Hybride werken heeft de manier waarop we werken ingrijpend veranderd. Een gezonde balans tussen thuiswerken en op kantoor aanwezig zijn blijkt soms lastig. Vooral jonge medewerkers (< 35 jaar) die tijdens de covid periode bij organisaties zijn gestart, ervaren de negatieve gevolgen van het gebrek aan persoonlijk contact. Een onbedoeld onpersoonlijke onboarding zorgt er bijvoorbeeld voor dat deze groep bovengemiddeld snel vertrekt of langdurig uitvalt. Door de opkomst van hybride werken is het lastiger geworden om signalen van mogelijk toekomstig verzuim in een vroeg stadium te zien en wordt de re-integratie van medewerkers bij langdurig verzuim moeilijker.

Steeds meer twintigers en begin dertigers komen terecht in het tweede spoor van arbeidsverzuim. Jongeren zijn de workforce van de toekomst en horen helemaal niet in de WIA of Ziektewet te zitten. Het gebrek aan persoonlijk contact met collega’s en leidinggevenden speelt hierbij een grote rol. Persoonlijk contact is essentieel voor het opbouwen en behouden van een goede arbeidsrelatie.

Medewerkers werken vaker thuis waardoor signalen van een toekomstig verzuim worden gemist, terwijl dit wel belangrijk is om tijdig bij te kunnen sturen. Want voorkomen is beter is dan genezen. Mocht het wel komen tot langdurig verzuim dan is het ontbreken van een goede arbeidsrelatie voelbaar.

Balans vinden

De opkomst van hybride werken bracht zowel kansen als uitdagingen met zich mee. Voor sommige organisaties, met name grote internationals die al bekend waren met het thuiswerken, was deze overgang een natuurlijke stap. Voor organisaties waar fysiek aanwezig zijn op kantoor de norm was, opende zich aan het begin van de covid-periode een wereld aan mogelijkheden.

Je werk ook thuis kunnen doen gaat automatisch gepaard met flexibiliteit en autonomie. Bij het inrichten van de persoonlijke werkdag/werkweek voelen mensen vaak dat hun privé- en werkleven veel beter in balans is. Gelukkig en ontspannen zijn heeft een positieve invloed op de productiviteit en samenwerking tussen medewerkers.

Maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Het gevaar van een eindeloze werkdag ligt op de loer. Bovendien ervaren nieuwe medewerkers, vooral jongeren onder de 35, moeite om zich aan een organisatie te binden en zich thuis te voelen. Een evenwicht vinden tussen hybride werken en het behouden van persoonlijk contact is een uitdaging waar organisaties mee worstelen.

De impact op re-integratie

Als het gaat om zaken als onboarding, vroegsignalering van verzuim en re-integratie is het hybride model niet altijd de oplossing. Juist hier is persoonlijk contact cruciaal. Uit data van Zorg van de Zaak, waar endit onderdeel van is, blijkt dat er de afgelopen jaren een verontrustende toename is van twintigers en begin dertigers die in het tweede spoor van arbeidsverzuim terechtkomen. Zij hebben onvoldoende persoonlijk contact met hun generatiegenoten en met hun leidinggevende; een direct gevolg van minder op kantoor aanwezig zijn.

Persoonlijk contact is essentieel voor het opbouwen en behouden van een goede arbeidsrelatie.

Het ontbreken van een goede basis wreekt zich tijdens het langdurig verzuim. De drempel voor de werknemer om in de gewenste functie terug te keren, is hoog. Dit wordt versterkt doordat de bedrijfsarts, de HR-afdeling, de werknemer en diens leidinggevende vaak via ‘een scherm’ afspreken in plaats van fysiek. Hierdoor zijn de gesprekken ondoelmatiger en worden signalen gemist die in een lijfelijke ontmoeting wel worden opgemerkt.

Daarnaast ontstaat er soms meer afstand tussen mensen doordat ze elkaar minder goed leren kennen. Voor medewerkers die aan het re-integreren zijn, kan dit gevoel van afstand extra kwetsbaarheid met zich meebrengen. Het is belangrijk dat werkgevers proactief de hand uitsteken. Verwachten dat een medewerker in een kwetsbare positie alles begrijpt en oppakt via een scherm is bij een re-integratie te hoog gegrepen.

Natuurlijk heeft ook de medewerker een verantwoordelijkheid om initiatief te tonen en persoonlijk contact te hebben. Maar soms kan de drempel om deze stap te zetten behoorlijk hoog zijn. De medewerker bevindt zich op dat moment in de overlevingsmodus, waardoor sociale verbinding aangaan moeilijk is. Het opbouwen van een relatie en het creëren van een vertrouwde sfeer kan vaak alleen in persoonlijke ontmoetingen plaatsvinden.

Kansen

Hybride werken heeft niet alleen nadelen. Het biedt de mogelijkheid om re-integratietaken eerder op te pakken zonder de belasting van bijvoorbeeld woon-werkverkeer. Dit kan voordelig zijn voor mensen die uitvallen door met name psychosociale arbeidsbelasting, omdat thuiswerken sommige prikkels wegneemt en hen in staat stelt de dag rustig te beginnen.

De grote winst die we kunnen maken om de re-integratietijd te verkorten, ligt voornamelijk in de eerste fase van het traject. Juiste adviezen en ondersteuning aan het begin, gegeven door bedrijfsartsen en andere betrokkenen, zijn van cruciaal belang. Het bewustzijn over de kracht van persoonlijk contact zou veel eerder in het proces moeten worden benadrukt.

Zoeken naar manieren om het sociale contact te integreren in het hybride re-integratieproces is van belang voor een succesvolle terugkeer naar de werkvloer. Als werkgevers helder communiceren met de medewerker en de bedrijfsarts, en het sociale aspect niet over het hoofd zien, is de kans hierop aanzienlijk groter.

Nieuwe werkdynamiek

Hybride werken is dé nieuwe manier van werken. De combinatie van thuis en op kantoor wordt door veel mensen goed ontvangen. Toch komt er het nodige bij kijken voor organisaties. Er moeten duidelijke afspraken vastgelegd worden over hoe wordt samengewerkt. Met name als het gaat om onboarding, verzuim en re-integratie, is het zaak deze afspraken helder te verankeren binnen de organisatie.

Denk bij het opstellen van deze afspraken vooral aan en vanuit de medewerker. De medewerker moet zich gezien en gehoord voelen en ook echt naar kantoor durven te komen. Leg daarnaast afspraken vast en zorg ervoor dat duidelijk is wat er verwacht wordt als het gaat om contact op de werkvloer. Organisaties zouden er goed aan doen deze vaak nieuwe omgangsvormen zichtbaar te maken door ze in de hele breedte van de organisatie en intern goed te communiceren. Niet alleen tijdens een onboarding of re-integratietraject. Met extra aandacht voor de communicatie, want niks is zo moeilijk en makkelijk als communiceren.

In een hybride werkomgeving blijft communicatie een uitdaging. Fysiek praten met je team blijft effectiever dan virtuele communicatie. Het is belangrijk om regelmatig vaste momenten in te plannen voor bijpraatsessies, waarbij leidinggevenden oprecht geïnteresseerd zijn in de medewerkers. Deze gesprekken zouden minstens 50% face-to face moeten plaatsvinden.

Duidelijke afspraken

Werkgevers spelen dus een cruciale rol bij het ondersteunen van re-integrerende medewerkers in een tijd waarin persoonlijk contact tijdens dit proces in veel gevallen beperkter is. Werkgevers moeten in deze fase actief aandacht besteden aan het welzijn van hun medewerkers.

Door zowel op harde als zachte aspecten te focussen en deze gesprekken fysiek te voeren, kan het re-integratietraject aanzienlijk sneller verlopen, tot wel drie maanden korter dan de huidige acht of negen maanden. Duidelijke afspraken over de output geven uitgevallen werknemers meer houvast.

Wetgeving en verplichtingen voor re-integratie

Vanaf 1 juli 2023 zijn werkgevers en medewerkers verplicht om hun visie op het re integratietraject te geven. Dit houdt in dat binnen een plan van aanpak ook de visie op de re-integratie moet worden vastgelegd. Hierbij is het belangrijk om de verwachtingen, van zowel werkgever als werknemer, mee te nemen en later de productiviteit van de werknemer te evalueren. endit adviseert regelmatig klanten bij het implementeren van deze nieuwe wet- en regelgeving.

Een belangrijk aspect dat werkgevers en medewerkers hierbij in gedachten moeten houden, is dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over fysiek contact. Leg vast wat je van elkaar verwacht. Voorheen hoefde je hier niet over na te denken, was je gewoon op kantoor. Nu is er sprake van een andere werkelijkheid waar je opnieuw wat van moet vinden. Werkgevers en medewerkers dragen een gezamenlijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de integratie zo goed mogelijk verloopt. Het fysieke gesprek tussen werkgever en medewerker is hierbij onmisbaar.

Dit artikel is eerder verschenen in LoopbaanVisie, januari 2024.