Bedrijfscontinuïteitsplan in verband met coronavirus (Covid-19)

bedrijfscontinuiteitsplan

Hoe houd ik mijn organisatie draaiende nu het Coronavirus (COVID-19) wereldwijd is uitgebroken? Met een bedrijfscontinuïteitsplan! Het is belangrijk te voorkomen dat essentiële werkzaamheden stil komen te liggen als gevolg van deze ziekte. Stel daarom tijdig een noodplan op. Breng in kaart wat de vitale onderdelen van uw bedrijf zijn, welk werk echt door moet gaan en welke mensen hierbij betrokken zijn. Zorg daarbij voor voldoende vervanging. Kijk ook naar werkzaamheden die naar voren geschoven kunnen worden en de mogelijkheden voor thuiswerk. 

Dit advies voor werkgevers biedt informatie en een praktisch handvat bij het opzetten van zo’n bedrijfscontinuïteitsplan, zoals het opstellen van een risicoprofiel van de eigen organisatie, het treffen van zorgmaatregelen en continuïteitsmanagement.

Leidend zijn de richtlijnen en informatie van het RIVM en de overige betrouwbare bronnen.

Inhoudsopgave

Algemene (hygiënische) maatregelen

Indien een werknemer ziekteverschijnselen vertoont en mogelijk in aanraking is gekomen met het coronavirus vraagt u de medewerker naar huis te gaan, contact met anderen te vermijden en zo snel mogelijk telefonisch contact op te nemen met de eigen huisarts.

Bedrijfscontinuïteitsplan

Met het bedrijfscontinuïteitsplan bereidt een organisatie zich middels een plan van aanpak voor op de (mogelijke) gevolgen van het nieuwe coronavirus (COVID-19).

Tip: Breng een groep sleutelfiguren uit de organisatie bijeen om gezamenlijk de onderwerpen uit dit bedrijfscontinuïteitsplan te bespreken. Binnen de kortste keren wordt duidelijk welke maatregelen getroffen moeten worden om continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen.

Denk voor uw bedrijfscontinuïteitsplan bijvoorbeeld aan de volgende aspecten:

Centraal coronateam en communicatie

  • Start met het aanwijzen van leden voor een centraal coronateam binnen uw organisatie dat het bedrijfscontinuïteitsplan opstelt.
  • Denk hierbij aan sleutelfiguren zoals directielid, HR manager, KAM/preventiemedewerker, deskundige m.b.t. (kritische) bedrijfsprocessen, OR lid, communicatiefunctionaris.
  • Dit team maakt een plan van aanpak en formuleert de daaruit voortvloeiende te ondernemen acties en voert dit uit.
  • Vooral de namen, e-mailadressen en telefoonnummers van dit team worden gecontroleerd en duidelijk intern gecommuniceerd.
  • Naast het formeren van een coronateam is continuïteitsmanagement essentieel. Verdeel daarom de verantwoor- delijkheden van uw organisatie om snel prioriteiten te kunnen stellen en snel te kunnen reageren.

Inventarisatie van risico’s

Kritieke processen

Inventariseer de kritieke processen binnen uw organisatie. Maak onderscheid tussen processen die beslist níet uit mogen vallen, processen die kortdurend (circa twee weken) zouden kunnen stagneren en processen die langdurig (circa drie maanden) mogen uitvallen. Beargumenteer uw keuzes.

Kritieke ondersteunende processen

De kritieke processen kennen afhankelijkheden van ondersteunende processen.
De continuïteit van deze onderdelen moet dan ook gegarandeerd zijn. Zoals bijvoorbeeld:

  • ICT: voldoende IT-medewerkers, eventuele back-up of mogelijke vervanging;beschikbaarheid van hardware en software voor thuiswerken en voldoende stabiliteit van het netwerk als er opgrote schaal thuis wordt gewerkt.
  • Facilitair: instructie receptiemedewerkers (en bezoekers), regelen van extra reiniging door het schoonmaak-bedrijf, aanschaf en inzet van extra schoonmaakproducten ter voorkoming van besmetting
  • HR: voldoende personeel bij (hoger) ziekteverzuim; extra inzet op arbo- en verzuimbeleid; werkinstructies waar-door anderen tijdelijk taken kunnen overnemen.

Afhankelijkheid en kwetsbaarheid

  • Bij afwezigheid of uitval van personeel of sleutelfiguren kunnen kwetsbaarheden ontstaan. Bijvoorbeeld ten aan- zien van voldoende personeel (bijvoorbeeld minder snel beroep kunnen doen op uitzendkrachten), productie- proces, IT-ondersteuning, communicatie, grondstoffen, hulpmiddelen. Leveranciers kunnen mogelijk sneller door hun voorraad heen zijn. Aanvoer van (half)fabricaten kan stagneren door vervoersproblemen. Ga dit voor uw bedrijf na.
  • Ga ook na wat te doen als een medewerker vanwege het coronavirus zijn werkplek niet kan bereiken.

Voorzorgmaatregelen

  • U kunt een inventarisatie maken van maatregelen die de continuïteit kunnen waarborgen. Denk zo nodig aan uitwerking van verschillende scenario’s en uitwerking op de drie niveaus:
    • Operationeel: Bijvoorbeeld aan basis- en spoedprocedures.
    • Tactisch: Bijvoorbeeld verzekering en contracten.
    • Strategisch: Ga na of er alternatieve (bedrijfs)locaties beschikbaar zijn.
  • Niet alles is direct uitvoerbaar. Soms vergt een plan eerst een oefenfase.
  • Ga na wie sleutelfiguren in uw organisatie zijn en zorg voor mogelijke back-up.
  • Zorg voor goede reiniging
    • Bestel voldoende handzeep of alcohol gel en papieren handdoekjes;
    • Maak afspraken met uw schoonmaakbedrijf voor extra reiniging van ondermeer deurklinken, lichtknoppen,(trap)leuningen, liftknoppen, toetsenborden, computermuizen, telefoons, balies. Natuurlijk ook de kranen,toiletten, zeephouders, gootstenen
  • Ontmoedig reizen per openbaar vervoer in spitstijden
  • Zorg voor mededeling en/of instructie bij de ingang voor uw medewerkers en voor bezoekers
    • Met verzoek het pand niet te betreden als zij ziek zijn (koorts / hoesten)
    • Uw beleid met betrekking tot (tijdelijk) geen handen te geven als begroeting. Let er op dat mensen zich hieraanhouden en elkaar daarop aanspreken.
  • Overweeg de mogelijkheden om samenkomsten te beperken, bijvoorbeeld:
    • Anders organiseren van overlegvormen (niet groepsgewijs, getrapt, digitaal, telefonisch, per video, e.d.)
    • Flexibele etenstijd in bedrijfsrestaurant
    • Probeer liftgebruik te ontmoedigen
  • Zorg voor een vervangingsplan voor uw personeel. Denk bijvoorbeeld op organisatorisch gebied aan:
    • Vervangen van werk
    • Anders verdelen van werk
    • Andere prioriteiten t.a.v. werktaken
    • Aanpassing van werktijden
    • Samenwerken met andere bedrijven of faciliteiten delen
  • Vervangingsplan personeel, zoals bijvoorbeeld:
    • Werken met mandaten
    • Medewerkers (tijdelijk) spreiden of elders laten werken
    • Functieroulatie
    • Thuiswerken
    • Het instellen van een flexpool

Advies: Probeer een zo eenvoudig mogelijke oplossing te bedenken voor mogelijke problemen.

Personeelsbeleid

Realiseer dat medewerkers zich ongerust kunnen maken. Bied voldoende aandacht en steun. Geef heldere uitleg en instructies. Zorg aantoonbaar voor goede hygiëne(maatregelen) in het bedrijf.

Hanteer de door RIVM, GGD of arbodienst aanbevolen maatregelen als medewerkers zich ziek voelen. Denk daarbij ook aan ouderen, zwangeren en kwetsbaren, waar overigens dezelfde voorzorgsmaatregelen voor gelden.

  • Laat een medewerker met koorts (>38 ̊Celcius) niet op het werk komen of stuur deze naar huis. Verzorg dan eenziekmelding.
  • Als een werknemer ziekteverschijnselen vertoont (zoals koorts en hoesten / luchtweginfectie) en daarbij ineen risicogebied is geweest en/of contact heeft gehad met een persoon met (verdenking op) corona, dan moet de medewerker contact met anderen vermijden, direct naar huis gaan en zijn huisarts direct bellen (dus niet bezoeken).
  • Overweeg voor verzorgers van (zieke) familieleden bijvoorbeeld het opnemen van zorgverlof of calamiteitenverlof (zie: WAZO) in plaats van een ziekmelding.

Voor bedrijven die door het coronavirus tijdelijk meer dan 20% minder werk hebben, is – onder voorwaarden – aan- vraag bij UWV van werktijdverkorting mogelijk.

Reisadviezen

Er bestaat een kans op besmetting met het nieuwe coronavirus (COVID-19) indien men:

  • Contact heeft gehad met een besmet persoon.
  • In een risicogebied is geweest.

Overleg met de medewerker als hij of zij in zijn vrije tijd een risicogebied wil gaan bezoeken en probeer samen tot een afweging te komen met betrekking tot het reisadvies.

Hanteer het reisadvies van RIVM, Rijksoverheid en Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Zie:

Overweeg werknemers die terugkeren uit risicogebieden gedurende veertien dagen preventief te laten thuiswerken. Hanteer hierbij de adviezen van overheid en RIVM.

Communicatie

Informeer uw medewerkers over het bedrijfscontinuïteitsplan en uw maatregelen. Dat geldt zo nodig ook voor uw bezoekers, klanten of leveranciers. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan:

  • Genomen maatregelen om besmetting van het coronavirus te voorkomen
  • Hoe om te gaan met bijzonder verlof en ziekteverlof
  • Updates

Erken en benoem de ongerustheid van mensen in een onzekere situatie.
Geef heldere, correcte en complete informatie en besef hoe de teksten emotioneel gelezen en beleefd kunnen worden (angst is geen goede leermeester, maar kan wel op de voorgrond staan). Maak helder waar men wel ongerust over moet zijn en waarover niet.

Zekerheden bestaan hierbij niet. Het is een risico-inschatting.

Hoe kunt u als bedrijf zelf risico’s inschatten en de afweging van zaken maken die u zelf belangrijk vindt?

Risico = kans dat iets gebeurt × ernst van het probleem:

  • Schat in hoe groot de kans is dat er een verstoring van het bedrijfsproces is.
  • Schat in hoe groot de ernst is voor het bedrijf.
  • Bepaal dan wat er gedaan moet worden.

Tips voor bedrijven

Maak deze oefening, maak een bedrijfscontinuïteitsplan. Ook als het overwaait, bent u vast voorbereid als er weer een epidemie komt.
Door de globalisering zullen er zeker meer epidemieën komen. Alleen weten we niet wanneer en hoe ernstig dat zal zijn. Enige voorbereiding geeft veel tijdwinst en vermindert de onzekerheid.

Dit document is hier te downloaden.

Disclaimer

Dit document is samengesteld door Zorg van de Zaak Netwerk B.V. Dit document dient als hulpmiddel voor het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan en is met zorg samengesteld op basis van de meest recente beschikbare informatie. U kunt aan dit document geen rechten ontlenen. Zorg van de Zaak Netwerk B.V. en de aan haar gelieerde vennootschappen aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade die ontstaat door het gebruik van de geleverde informatie in dit document of door het gebruik van verouderde versies van dit document.