Minder werkstress? ‘Leer om saaie dingen te doen’
Gefocust werken op kantoor of thuis is moeilijker dan ooit. Constante prikkels – geroezemoes, een collega die een praatje komt maken, een notificatie van mail en ook nog je mobiele telefoon die lonkt en de vaatwasser die uitgeruimd moet worden – kosten heel veel energie en motivatie met een burn-out als gevolg. Hoe kun je effectief en vol focus werken op kantoor en thuis, zonder al te veel stress? GZ-psycholoog en directeur van psychologisch hulpverlener Skils Ulrika Leons geeft tips.
“We weten hoe we moeten zitten achter onze laptop en we weten hoe je een zware krat moet optillen, maar we weten niet hoe je goed voor je brein moet zorgen,” begint Ulrika Leons. “We zijn breinwerkers geworden. Ergonomisch weten we veel, maar niet over het mentale deel. Breinkennis is, net zoals we kennis hebben over zitten en tillen, nodig.” Ze is directeur van Skils, een zakelijke instelling waar individuele behandelingen, trainingen en groepstrainingen worden aangeboden op het gebied van angst, trauma en stressklachten. Haar cliënten worden vanuit hun werkgever naar de organisatie doorverwezen. “Sinds onze oprichting zijn we alleen maar gegroeid.”
Breinvriendelijk werken
Leons pleit voor breinvriendelijk werken. Om maar meteen met de deur in huis te vallen: dat kan niet in de kantoortuin. Ze vertelt: “Als je een organisatie zou inrichten op basis van breinkennis, dan zou je nooit een kantoortuin realiseren. Breinwerkers zijn focuswerkers. Je werkt in de zakelijke dienstverlening met informatie en dan doe je een beroep op je concentratie en geheugen. Je moet scherp zijn: alert genoeg om te kunnen focussen en ook gemotiveerd zijn om te focussen. Alert zijn heeft te maken met prikkels. Een kantoortuin is te prikkelrijk, je raakt al snel afgeleid. Je taak kost meer energie, je maakt meer fouten en je bent langzamer. Er zijn ook mensen die worden afgeleid in een stilteruimte, die hebben juist lichte prikkels nodig. Je moet dus individueel kijken naar hoe je het beste kunt focussen. Je kunt dat nagaan door de manier hoe je zelf vroeger leerde voor een examen door te trekken naar je werk.”
Uitdooftijd helpt je om effectiever te werken
Skils helpt kantoren om het breinvriendelijk te maken. Ze richten zich op 3 pijlers. Allereerst de individuele werkstijl. Dat gaat om keuzes die je maakt als individu: waar leg ik mijn telefoon, zet ik de notificaties uit en hoe rond ik mijn werk af? “Je kunt de focus niet aan- en uitzetten als een lamp. In je planning moet je rekening houden met de zogenaamde uitdooftijd. Dat is een nadeel aan hybride werken: je gaat rap van de ene naar de andere meeting. Voor de pandemie liep je door een gang om naar de volgende sessie te gaan. Het is belangrijk om overgangen in te bouwen, informatie uit te laten doven en opbouwen naar de volgende focustijd.”
Het belang van vrije tijd
De tweede pijler is de werkomgeving, de fysieke ruimte waar je zit. Zorg voor wat afstand tussen de mensen. Licht geroezemoes kan, of regel koptelefoons met noise cancelling of white noise. Hokjes waarin je kunt bellen of een meeting kunt doen zijn fijn.De derde pijler is de werkorganisatie: hoe richt je de werkprocessen in? Leons: “Hoe voorspelbaarder, hoe beter. Een efficiënte workflow is belangrijk. Je kunt het beste focussen in de ochtend, dus houd daar rekening mee met je taken. En wat is de rol van het management? Appen in het weekend of na werktijd bijvoorbeeld. Sommige mensen vinden dat prima, maar werktijd is werktijd. Je brein moet ook kunnen herstellen. En dat moet je als top van de organisatie stimuleren. Het kantoor kan nog zo modern zijn met allerlei ruimtes voor vergaderingen, stilte en belhokjes, maar als je dan als werkgever in de avond appt is dat allemaal teniet gedaan.”
Ken je verleidingen
Dan even praktisch, hoe zorg je ervoor dat je gefocust kunt werken? Leons somt op: “Zorg dat je bent uitgeslapen, dat is de basis voor alles. Plan moeilijk denkwerk in de ochtenduren, brainstormen in de middag. Plan blokken in voor korte, snelle taken, zoals mails, berichten en telefoontjes. Communiceer luid en duidelijk dat je niet gestoord wil worden, doe de deur dicht, zet een bordje op je bureau (‘tot 11.00 uur niet storen’) en schakel je notificaties op laptop en mobiel uit. Vergaderen vraagt ook focus en alertheid, dus dat is het beste in de ochtend. Belangrijk hierbij is een goede voorbereiding en efficiënt voorzitterschap.”
Bron: Minder werkstress? ‘Leer om saaie dingen te doen’ | Intermediair