Gemeente Zwolle stapte over naar Zorg van de Zaak als arbodienst, maar door een verlate gunning van de aanbesteding moest het implementatietraject in veel kortere tijd plaatsvinden dan gebruikelijk. Dossiers, systemen, spreekuren: alles moest op tijd op elkaar aansluiten. Een uitdaging? Ja. Een kleine vertraging kan direct gevolgen hebben op de start van de dienstverlening. Onder enige tijdsdruk blijkt echter wel wat er nodig is om de implementatie goed te laten verlopen. We vroegen Marcel van Winsen, bedrijfsvoering HR bij Gemeente Zwolle, welke principes hij hanteerde om dit traject in goede banen te leiden.

Ambitieus karakter

Gemeente Zwolle is een organisatie met ongeveer 1.800 medewerkers en een brede maatschappelijke agenda. Marcel typeert Zwolle als een ambitieuze gemeente met een loyale cultuur. “Wij zeggen tegen heel veel dingen ja. Daarom hebben we het altijd heel erg druk.” Daarmee vraagt een implementatie om keuzes en prioriteiten.

Een arbodienstwissel mag geen ruis veroorzaken in de dagelijkse praktijk. De overgang moest zorgvuldig gebeuren, maar ook pragmatisch genoeg zijn om binnen de beschikbare tijd tot livegang te komen. Daar had Marcel mandaat voor nodig, het juiste team en het vertrouwen van zijn leidinggevende zodat hij niet al zijn keuzes hoefde te overleggen. Dat past volgens hem bij de gemeente, als organisatie waar professionals veel vertrouwen krijgen.

De waarde van Zorg van de Zaak zat volgens Marcel vooral in de flexibiliteit om mee te bewegen met wat voor de gemeente op dat moment urgent was.

Niemand ging op z’n strepen staan, de houding was: wat is nu nodig voor het gewenste resultaat, hoe bereiken we samen, los van vaste rollen en afspraken, het beste resultaat?

Marcel deelt 4 werkprincipes uit dit implementatietraject die onmisbaar zijn voor een succesvolle implementatie in elke organisatie, mét of zonder tijdsdruk.

1) Zet de juiste mensen om tafel

Bij dit implementatietraject waren er vanuit Zorg van de Zaak contractregisseurs, een bedrijfsadviseur en regiomanager betrokken.

Na de implementatie geeft de bedrijfsadviseur toelichting over onze interventiebedrijven en het klantdashboard. De regiomanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de contractafspraken, zoals de inzet van de afgesproken capaciteit en het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening. Na drie à vier maanden evalueert de regiomanager de geïmplementeerde dienstverlening, beoordeelt of deze voldoet aan de verwachtingen en stuurt waar nodig bij.

Erik van der Ploeg, bedrijfsadviseur Zorg van de Zaak: “Bij de gemeente Zwolle heb ik met plezier gezien hoe de projectleider en de contractregisseur efficiënt met elkaar samenwerken en in een paar weken tijd de basisdienstverlening op de rit hadden.”

En aan de kant van de gemeente? Volgens Marcel is de volgende rolverdeling essentieel:

• Iemand die de dagelijkse arbo- en HR-praktijk kent: wat gebeurt er nu, wat verandert er straks en wat betekent dat voor leidinggevenden en medewerkers?
• Iemand die de aanbestedingsstukken kent: zodat duidelijk bleef wat er was afgesproken en wat daadwerkelijk geïmplementeerd moest worden.
• Juridische expertise: voor vragen over privacy, aanbesteding, gegevensoverdracht en dossieroverdracht.
• Communicatie: om (verzuimde) medewerkers en leidinggevenden tijdig mee te nemen in de verandering.
• Specialisten op de achtergrond: collega’s die bijspringen als er zich een specialistisch vraagstuk voordoet. Bijvoorbeeld een privacy officier voor vragen over privacy of functioneel beheerder voor datakoppeling.
• Leiding: voor het sturen op de hoofdlijnen/benodigde eindresultaten, knopen doorhakken, prioriteren, taak verdelen, verbinden, aanjagen waar nodig.

2) Pak de lead

Waar een standaard implementatieaanpak vaak ruimte biedt om stap voor stap door alle thema’s te lopen, vroeg dit traject om een meer ad hoc en zeer resultaatgerichte aanpak. Zorg van de Zaak biedt een standaard implementatieplan, maar voor Marcel werd al snel duidelijk dat de belangrijke punten vanuit Zwolle direct werden besproken. Marcel nam de regie over op de agenda in overleggen. Later verschoof de lead, maar het uitgangspunt bleef hetzelfde: wat is nu nodig om een start veilig te stellen?

3) Zorg voor korte lijnen tussen experts

Eén van de valkuilen waar je je volgens Marcel snel op verkijkt: de technische koppelingen. In de praktijk gaan ze vaak goed, maar onder tijdsdruk wilde Marcel daar niet van uit gaan.

De gemeente werkt met Youforce als HR-systeem. Om de koppeling goed te laten werken, zijn drie functioneel beheerders nodig: één vanuit Gemeente Zwolle, één vanuit Zorg van de Zaak en één vanuit Visma Raet. Marcel wilde dat deze experts elkaar rechtstreeks vonden, zodat inhoudelijke vragen niet onnodig via projectleiders of tussenpersonen hoefden te lopen.

Hij kijkt verder dan alleen de technische planning. Was de datum bij iedereen scherp? Was er voldoende capaciteit geregeld? Wat betekende een vakantieperiode voor de overdracht? En was de achtervang goed geïnstrueerd? Pas als duidelijk is dat alle schakels hun rol kennen en de lijnen werken, kun je erop vertrouwen dat deze afhankelijkheid geen risico gaat zijn voor de livegang.

Als er weinig tijd beschikbaar is, moet je er meer bovenop gaan zitten om zeker te weten dat het echt op tijd gereed is.

4) Breng de praktijkveranderingen in kaart

Een andere randvoorwaarde voor een succesvolle implementatie is het concreet maken van de veranderingen in de nieuwe en oude situatie. Heel praktisch, zowel voor medewerkers als voor leidinggevenden. Wat verandert er in de Youforce-omgeving? Hoe kun je de nieuwe arbodienst bereiken? Hoe zorg je dat de geplande spreekuren doorlopen?

Een voorbeeld: Zorg van de Zaak heeft de werkzaamheden van het secretariaat van de bedrijfsartsen overgenomen. Dit was voorheen onderdeel van de gemeente zelf. Als vangnet hield de gemeente het oude secretariaat nog een maand open om te wennen aan de nieuwe werkwijze.

Dat de dienstverlening onverhinderd doorgaat is vooral belangrijk voor mensen die nu verzuimd zijn. Voor hen moeten afspraken tijdig worden ingepland en zij moeten direct terecht kunnen bij nieuwe dienstverleners.

Deze implementatie laat zien hoe belangrijk vertrouwen, korte lijnen en flexibiliteit zijn bij een arbodienstwissel. Gemeente Zwolle en Zorg van de Zaak werkten vanuit hetzelfde doel: zorgen dat de dienstverlening voor medewerkers en leidinggevenden zo goed mogelijk doorliep. Zwolle kijkt ook verder dan de overgang alleen.  

“We willen in deze samenwerking ook meer naar preventie bewegen,” zegt Marcel.

Die ambitie gaan we komende tijd samen vormgeven.

Benieuwd hoe Zorg van de Zaak jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact op met een van onze bedrijfsadviseurs.